AI 使用政策

一 適用範圍與基本原則

本政策適用於代表本公司執行業務的人員、顧問及受託合作人員，涵蓋輸入提示、附件、圖片、錄音、程式碼、檢索資料、工具操作及輸出成果。僅得在合法、已獲授權且確有業務需要的範圍內使用 AI；客戶合約、保密約定或適用法令如有較嚴格要求，應遵守該要求。

採取先分類、最少必要資料、最小權限與人工覆核原則。工具可提供某項功能，不代表本公司已授權使用；本政策也不表示每項技術控制已完成驗證。

二 公開資訊與機密資訊的分類

公開資訊是已由權利人合法公開、且本公司有權為指定目的使用的資訊，例如正式公告、公開研究及已發布的公司內容。能在網路找到，不等於可任意利用；外洩文件、受限資料、未獲授權的個人資料或著作，不因可取得而成為本政策允許的公開資訊。

機密資訊包含未公開的客戶資料、委託內容、商業策略、內部分析、合約、報價、財務資料、研發成果及其他受保密義務保護的資訊。未公開的一般內部資訊亦依機密流程處理；混合資料依最高敏感等級處理，分類不明時先視為機密。

使用公開來源形成的未公開客戶結論或公司策略，仍可能是機密資訊。遮蔽姓名、改用代號或請 AI 摘要，均不會自動使資料成為公開資訊。降級為公開前，須由資料或業務負責人確認可公開且不可合理回推機密內容。

三 公開資訊使用 ChatGPT Business

公開資訊限使用公司核准且由公司管理的 ChatGPT Business 工作區處理。不得以個人 ChatGPT 帳號、其他訂閱方案、API、外部 GPT 或其他 AI 服務替代本政策核准的流程。提示、檔名、註解、隱藏工作表及附件中，不得夾帶機密內容或未公開的客戶身分與任務背景。

依 OpenAI 官方說明，ChatGPT Business 的商務輸入與輸出預設不供模型訓練；這項供應商安排不變更本公司的公開資訊限定，也不代表零留存或不會發生任何外部處理。使用人員不得自行開啟資料分享或訓練選項。Apps、連接器、外部動作及分享連結須經公司核准，且只能處理符合本政策的公開資訊。

四 機密資訊使用 LM Studio Bionic 本機模式

機密資訊僅得在公司核准設備上，以 LM Studio Bionic 的 Local 本機模型處理；開始作業及切換模型後，均須確認實際推論位置。不得使用 Secure Cloud、其他雲端模型、雲端備援或自動切換；LM Link 或其他 Remote 遠端推論亦不在本政策的授權範圍內。算力不足時應停止作業或改採核准的非 AI 流程，不得自行轉送雲端。

Bionic 同時具有本機、雲端及遠端模型選項，使用產品名稱本身不構成資料留在本機的保證。供應商的 Zero Data Retention 承諾也不等同本機處理。機密作業期間不得讓內容、提示或衍生查詢透過網頁搜尋、MCP、外掛、遠端工具、診斷回報或其他網路功能送出核准設備。

語音轉錄、OCR、嵌入向量、檢索索引與附屬代理也須在核准本機範圍內執行。模型下載及軟體更新應與機密處理分開；須採用適當的斷網或對外連線封鎖，並先確認資料路徑與工具權限。無法確認整段流程均符合要求時，不得輸入機密資料。

五 資料最小化與禁止輸入項目

僅使用完成任務所需的資料片段；可用不涉及真實個案的合成資料時，應優先使用。不得將密碼、MFA 驗證碼或復原碼、私鑰、API 金鑰、完整支付卡資料等驗證或支付秘密放入 AI 提示、附件或日誌，即使使用本機模式亦同。

個人資料與客戶機密並非因採本機 AI 就可任意處理；仍須確認合法依據、契約授權、必要性及存取範圍。不得未經授權將客戶資料用於模型訓練、微調、跨客戶知識庫或示範。不同客戶與專案應隔離工作目錄、對話與檢索資料。

六 設備保護與代理工具權限

核准設備應具備適當的帳號管制、儲存加密、螢幕鎖定及安全更新。機密工作目錄不得置於未核准的 OneDrive、Google Drive 或其他自動同步位置；備份、剪貼簿同步、截圖及遠端支援也應納入資料外送檢查。使用本機 API 時，以僅限本機存取為原則，不得擅自開放區域網路或網際網路。

AI 代理只得存取任務需要的檔案與工具。外部文件、網頁及工具輸出中的指令屬不可信內容，不得據此擴大權限、洩露資料或繞過本政策。刪除資料、寄信、對外分享、付款、部署及其他具實際影響的操作，須依公司授權程序由人員確認。

七 人工覆核與對外交付

使用人員應查核重要事實、數據、日期、引用來源、計算、程式碼與授權，並評估偏誤、機密洩漏及不適當建議。不得捏造來源，或把模型推論當作已證實事實。涉及法律、財務、投資、人事或其他重大影響的判斷，不得僅依 AI 輸出作成。

對外交付前，由具適當能力與授權的人員覆核；AI 不得自行代表本公司承諾、簽署或核准結論。依客戶約定及適用要求揭露 AI 的重要使用方式。AI 輸出原則上承接輸入與專案的最高敏感等級；未經確認可公開的機密衍生成果，不得再輸入 ChatGPT Business。

八 保存紀錄與刪除

必要紀錄應能辨識任務、資料分類、使用工具與模型、執行位置、版本日期、操作及覆核人員，以及重要核准或異常。紀錄以必要中繼資料為主，不為稽核方便而重複保存完整機密提示或內容；確有保留需要時，依相同敏感等級保護。

對話、暫存檔、向量索引、輸出及備份依業務目的、合約、法令及既有保存規則管理，期限屆滿後依核准程序刪除或去識別化。不得以清除畫面或刪除本機副本推定雲端、備份或供應商紀錄已同步刪除；依法或依爭議處理需要保全的資料應另行管控。

九 異常通報與處理

發現誤傳機密資訊、模型意外切換至雲端、未授權存取、可疑工具操作或其他疑似外洩時，應立即停止相關作業並向公司指定負責人通報，必要時中斷連線或暫停相關權限。依指示保存最少必要證據，不得為掩蓋事件而自行清除紀錄。

公司應評估影響範圍、限制持續外送、確認供應商可採取的刪除或限制措施，並依適用法令與合約處理客戶及其他必要通知。不能保證刪除請求會完全收回已送出的資訊。聯絡 maxwell@maxwellvs.com 時，先提供事件時間與概況，不要直接附上機密原文或驗證秘密。

十 政策管理與版本更新

公司指定之政策負責人管理工具核准、資料分類及例外需求；使用人員在開始作業前應了解本政策。至少每年及工具功能、供應商條件、資料用途或相關要求重大變更時重新審查。其他 AI 工具、既有 AI 整合與新功能不因已安裝或可使用而自動獲准。

本版不授權將機密資訊改送任何雲端推論服務。需要不同處理方式時，應先停止相關作業，由公司依資料權利、客戶約定與風險完成審查，必要時另行修訂政策；個別使用人員不得自行豁免。

本政策獨立自 v0.1.0 起編，標示版本日期及 Asia/Taipei（UTC+08:00）時區，保留歷史版本。版本日期為文件建立時間，不等同生效日期；本版為待發布審閱文件。疑問或權利事項請聯絡 maxwell@maxwellvs.com。本政策不取代既有隱私權、資訊安全、服務條款或個別合約，亦不表示取得供應商認證或保證 AI 絕無錯誤。

十一 產品資料參考

產品功能資料查核日期：2026-09-16，Asia/Taipei（UTC+08:00）。以下為供應商資料來源，不構成本公司設備設定或控制有效性的驗證；供應商更新不會自動放寬本政策。

OpenAI 商務資料政策：https://openai.com/business-data/

LM Studio Bionic 模型執行位置：https://lmstudio.ai/docs/bionic/models